О проекте        

Участники        

Документы         

Электронные       
каталоги       

Периодические      
издания        

Базы данных      

Внешние ресурсы       

Информационные      
ресурсы       

Ссылки       
         
Методические рекомендации
по координатному индексированию документов

Индексирование - процесс выражения содержания документа и (или) запроса на информационно-поисковом языке. (ГОСТ 7.27-80)

Координатное индексирование - индексирование путем перечисления ключевых слов (КС) или дескрипторов (ГОСТ 7.27-80)

Поисковый образ документа (ПОД) - текст, выражающий на информационно-поисковом языке основное содержание документа и используемый для информационного поиска (ГОСТ 7.27-80)

Информационно-поисковый язык (ИПЯ) - язык, предназначенный для выражения содержания документов или запросов, или описания фактов с целью последующего поиска (ГОСТ 7.27-80)

  • При индексировании содержание документа оценивается с точки зрения как текущих, так и предвидимых потребностей специалистов. Следует стремиться к полноте отражения в ПОД всех наиболее важных понятий, рассматриваемых в документе.

    Известно, что 51% информации теряется из-за того, что индексатор не ввел нужный термин.

  • В процессе индексирования производится интеллектуальный анализ документа, в результате которого из него извлекают понятия, преобразуемые затем в термины индексирования.

    При анализе документа тщательно изучаются различные части текста:
    - заглавие
    - аннотацию или реферат
    - оглавление
    - введение, первые фразы глав или параграфов, заключение
    - иллюстрации, схемы, таблицы
    - слова или группы слов, которые подчеркнуты или выделены особым шрифтом и фразы, содержащие выражения типа: "основные задачи исследования", "цели исследования", "изложенный метод исследования" т.д.

    Выделяются 2-4 мысли, служащие основанием для опубликования материала, каждая из этих мыслей представляется в ПОД в виде КС.

  • Оптимальным считается количество КС от 8 до 12 на каждое издание ( Крэнфилдский эксперимент показал -при увеличении количества терминов с 3-х до 8-ми эффективность поиска увеличивается с 65% до 81%, с 8-ми до 12-ти - с 81% до 83%.)

  • Форма представления КС уточняется по словарям ключевых слов, терминологическим, толковым словарям и т.д. и включаются в ПОД в соответствии с настоящими правилами. Последовательность записи КС значения не имеет.

  • Под КС понимается одно слово или словосочетание, несущее информацию об издании. В качестве КС могут использоваться существительные в сочетании с прилагательными, числительными, имена собственные, именные словосочетания, числительные, аббревиатура.

    Например: - компьютеры
    - французская живопись
    - Николай 2
    - 20в.
    - 1990-1995
    - Ортеги гипотеза
    - США

  • КС формулируются, как правило, в именительном падеже. В словосочетании допускается употребление именительного падежа в сочетании с другими падежами (чаще родительным и предложным). При этом значимое слово должно стоять в именительном падеже. Допустимо также использование предлогов, если это целесообразно.

    Например: - базы данных
    - борьба за власть
    - борьба с терроризмом
    - личность в истории
    - церковь и государство
    - прием на работу

  • КС включаются в ПОД в обычной неинвертированной формулировке. Инверсия допускается только в именных словосочетаниях, а также и при индексировании документов о конференциях, съездах, симпозиумах, имеющих порядковый номер.

    Например: - Георгия орден
    - Ферма теорема
    - съезд народных депутатов 7-й

  • При индексировании документов КС употребляются преимущественно во множественном числе (президенты, историки, нормы права, выпускники, банки и т.п.) Исключение составляют, как правило, те термины, которые в общелитературном языке употребляются только в единственном числе (бизнес, земледелие, ненависть, капитализм и т.п.)

    • Недопустимы случаи, когда в одной базе данных (БД) одно и тоже КС используются одновременно как в форме единственного, так и множественного числа. В таких случаях, когда один и тот же термин приобретает разное значение (или оттенки значений) в единственном и множественном числе, допустимо использовать это термины в формах как единственного, так и множественного числа. При этом рекомендуется к КС в форме единственного числа давать слова пояснения - реляторы.

      Например: - роман (жанр) романы
        - Земля (планета) земли
      - пословица (жанр) пословицы

    • В практике индексирования встречаются термины, которые в общелитературном языке не употребляются во множественном числе. Однако, в поэтическом, специальном, техническом языках могут употребляться в формах множественного числа. В этом случае решение о выборе формы числа КС принимается на основании анализа словарей, справочников, а также употребления данного термина в профессиональной лексике.

      Например: - риск
      - экономический риск
      - страховой риск
      - исключенные риски
      - управление рисками
      - рынок
      - внешний рынок
      - мировой рынок
      - национальные рынки
      - рынки золота
      - рынки сбыта
      - сырьевые рынки
      - целевые рынки

    • При выборе в качестве КС заимствованных терминов, на которые в русском языке не устоялась транскрипция (например, "дистрибутор" и "дистрибьютор"), рекомендуется использовать только одну из форм (на основании совместного решения с другими индексаторами).

  • При индексировании документов для устранения омонимии и полисемии (межотраслевой и отраслевой), уточнения значения терминов рекомендуется использовать в КС реляторы.

    Например: - лигатура(металлург.)
    - лигатура(мед.)
    - лигатура(муз.)
      - зеленушки(насекомые)
    - зеленушки(рыбы)
     
    - Возрождение(эпоха)
    - историография(наука)
    - схоластика(школа)
    - Беседа(орг.)
     
    - радикалы(полит.)
    - радикалы(матем.)
     
    - раскол(религ.)
    - раскол(полит.)

    Сокращение реляторов допускается в соответствии с ГОСТом.

  • Не рекомендуется включать в ПОД в качестве самостоятельных КС неинформатвные понятия, которые могут быть применены в сочетании почти со всеми предметами: теория, типология, методология и т.п.

    Для уточнения таких понятий следует включать их в ПОД в сочетании с другими словами.

    Например: - теория истории
    - типология психологии
    - методология науки
    - методология образования

  • Собственные имена ученых, писателей, государственных деятелей и т.п. включаются в ПОД в следующей форме: фамилия, пробел, инициалы. После инициалов ставится точка.

    Например: - Толстой Л.Н.
    - Фрунзе М.В.

    • Собственные имена, содержащие приставки(ван, вандер,де,фон и т.п.), включаются в ПОД в форме, данной в БСЭ с принятыми в настоящих правилах сокращениями.

      Например: - Бюлов Б.фон
      - Мюссе А.де

    • Имена, фамилии, прозвища, псевдонимы писателей, ученых, государственных, религиозных деятелей и т.д. включаются в ПОД в формах, представленных в БСЭ и энциклопедических словарях (в соответствии с научной традицией). При этом, если имя стоит после фамилии, оно сокращается.

      Например: - Александр Македонский
      - Александр Невский
      - Марфа-Посадница
      - Бедный Д.

    • Если в ПОД включается не полное имя собственное, а только его часть (имя или имя и отчество), и пользователю может быть не ясно, о каком лице идет речь, то рекомендуется в скобках давать поясняющее слово - релятор (как правило, это религиозные деятели, царствующие особы, исторические деятели прошлого и т.п.)

      Например: - Амвросий(епископ Сарапульский)
      - Афиногор 1(патриарх Константинопольский)
      - Арсений(священник)
      - Елизавета Петровна(императрица)
      - Николай Михайлович(Великий князь)

    • Если имена известных исторических деятелей (как правило, это монархи) сопровождаются числительным, то в ПОД рекомендуется включать имя и через пробел арабскими цифрами - числительное.

      Например: - Николай 1
      - Наполеон 1 Бонапарт
      - Наполеон 3

    • При наличии у монарха нескольких форм имени (личное имя с числительным, личное имя с прозвищем, так и нормативное имя, устанавливаемое по БСЭ.
      Например: - Иван 4 Васильевич Грозный
      - Иван Грозный
      - Иван 1 Данилович Калита
      - Иван Калита
      - Петр 1 Великий
      - Петр Великий

    • Собственные имена ученых, писателей, государственных деятелей и т.д. в ПОД рекомендуется дополнять ключевыми словами, обозначающими область деятельности данного лица, хронологические и географические признаки.

      Если деятельность данного лица многогранна, то в ПОД указываются все известные области деятельности.

      Из хронологических данных приводится век (арабскими цифрами).

      Из географических - страна, являющаяся родиной персоны, а также местопребывание этой персоны, если документ посвящен этому вопросу.

      Например: - Соловьев В.С.
      - Философы
      - Поэты
      - Публицисты
      - Россия
      - 19в.
      - Чехов А.П.
      - врачи
      - писатели
      - Россия
      - 19в.
      - Камчатка

      Если в документе такие данные как период, география, область деятельности являются одинаковыми для нескольких лиц, то они даются в ПОД один раз.

      Например: - Лермонтов М.Ю.
      - Пушкин А.С.
      - Поэты
      - Россия
      - 19в.

    • Если в документе приводится биография персоны, то в ПОД рекомендуется дополнительно включать КС "биографии".

  • Если в документе речь идет об авторских работах, литературных произведениях писателей и т.д., то в ПОД включаются фамилия и инициалы автора вместе с названием произведения, заключенного в кавычки.

    Например: - Лермонтов М.Ю. "Маскарад"

    • Имена персонажей литературных произведений включаются в ПОД как самостоятельные КС в сочетании со словом "образ". При этом обязательно дается обобщающее КС "литературные образы" и указывается название произведения вместе с именем автора.

      Например: - образ Евгения Онегина
      - литературные образы
      - Пушкин А.С. "Евгений Онегин"

      В том случае, если в произведении рассматривается большое количество литературных персонажей, рекомендуется включать в ПОД только обобщающее слово "литературные образы".

      Например: - Толстой Л.Н. "Война и мир"
      - литературные образы

    • При индексировании документов, посвященных анализу конкретного литературного произведения, в ПОД обязательно включаются фамилия и инициалы автора вместе с названием произведения, заключенного в кавычки, и КС "анализ произведений".

      Например: - Пушкин А.С. "Евгений Онегин"
      - Анализ произведений

      При индексировании документов, посвященных анализу нескольких произведений одного автора, в ПОД включаются фамилия и инициалы автора и КС "анализ произведений".

      Например: - Толстой Л.Н.
      - анализ произведений

  • Названия газет и журналов в ПОД заносятся без кавычек, но с пометой в скобках.

    Например: - Работница(журнал)

  • Названия организаций, как правило, заносятся в ПОД без кавычек (ООН, ЮНЕСКО). Если название организации не общеизвестно, рекомендуется для пояснения использовать релятор.

    Например: - Красная капелла(орг.)
    - Красная роза(комбинат)

  • Кавычки в ключевых словах рекомендуется применять в исключительных случаях (использование термина в переносном значении, в авторской интерпретации и т.п.)

    Например: - "утечка умов"
    - "враги народа"
    - "дело Бухарина"

  • Информация о съездах, конференциях, конгрессах, симпозиумах, семинарах, сессиях и т.д. включаются в ПОД в виде суммы КС, состоящей из: типа проводимого мероприятия, его уровня (если мероприятие международного уровня), индивидуального названия мероприятия (если оно имеется), порядкового номера (если он имеется), места (город, страна), времени проведения (год, век) и ключевых слов, раскрывающих тему мероприятия.

    Например: - международные семинары(лингв.)
    - семинары(лингв.)
    - семинар "Диалог 95:компьютерная лингвистика и ее приложения"
    - Саратов
    - Россия
    - 1992
    - 20в. 2-я половина
    - компьютерная лингвистика

    • При включении в ПОД типа проводимого мероприятия слова "научная", "научно-практическая" не употребляются.

      Обобщающие слова: конференции, съезды, симпозиумы и т.д. обязательно включаются в ПОД с релятором, обозначающим отраслевой признак.

      Если в документе рассматривается мероприятие международного уровня, то в ПОД дополнительно включается обобщающее слово в сочетании с термином, обозначающим уровень мероприятия.

      Например: - международные конференции(лит.)
      - конференции(лит.)

    • Если мероприятие имеет индивидуальное название, оно включается в ПОД как одно КС в следующей последовательности: тип проводимого мероприятия, индивидуальное название мероприятия, порядковый номер мероприятия (если он есть в документе).

      Например: - конференция "Проблемы исследования памятников истории культуры" 6-я
      - конференция, посвященная 25-летию БГИАЗ (в АИБС МАРК запятая не ставится)
      - конференция профессорско-преподавательского состава, научных работников и аспирантов 30-я

    • Место и время проведения мероприятия включается в ПОД как самостоятельные КС в соответствии с настоящими правилами.
      Например: - Москва
      - Россия
      - 1993
      - 20в. 2-я половина

    • Если организация является крупной международной организацией или органом государственной власти, то ее название включается в ПОД как одно ключевое слово вместе с типом проводимого мероприятия в единственном числе и порядковым номером мероприятия (при его наличии).

      Например: - ООН сессия 35-я
      - Верховный Совет сессия 7-я
      - Съезд народных депутатов 7-й
      - РСДРП конференция 2-я

  • Хронологические данные включаются в ПОД в следующей форме:

    • Год обозначается четырьмя арабскими цифрами. В случае отсутствия значащих цифр в соответствующем разделе ставится "0".

      Например: - 0385
      - 1977

    • Век заносится в ПОД арабскими цифрами, к которым добавляется буква "в." с точкой без пробела.

      Например: - 20в.

    • Тысячелетие заносится в ПОД арабскими цифрами, после которых ставится дефис, последняя буква окончания и через пробел "тыс." с точкой.

      Например: I-е тыс.

    • Если в документе хронологические данные представлены конкретными годами, то в ПОД их рекомендуется представлять двумя КС: конкретные годы (буква "г" не ставится), век (соответствующая половина века) следующим образом: арабские цифры, буква "в." с точкой, арабские цифры "1" или "2", дефис, последняя буква окончания, пробел, слово "половина".

      Если хронологические данные охватывают первую и вторую половины века, то в ПОД рекомендуется указывать век полностью.

      Если хронологические данные охватывают конец одного века и начало следующего века, рекомендуется указывать вторую половину предыдущего века и первую последующего.

      Например:   В документе:   в ПОД:
        1861г - 1861
      - 19в. 2-я половина
      1871-1879 - 1871-1879
      - 19в. 2-я половина
      1831-1841 - 1831-1841
      - 19в. 1-я половина
      1820-1860 - 1820-1860
      - 19в.
      1870-1930 - 1820-1860
      - 19в.

    • Если хронологические данные в документе представлены конкретными десятилетиями, то в ПОД заносится КС, обозначающее век (соответствующая половина века).

      Например:   В документе:   в ПОД:
      30-е гг. - 19в. 1-я половина

    • Хронологические данные, представленные в документе в обобщенной форме типа: "начало...века", "середина... века", "конец...века", в ПОД заносятся следующим образом:

      Например:  В документе:   в ПОД:
      начало 19 века - 19в. 1-я половина
      конец 19 века - 19в. 2-я половина
      середина 19 века - 19в.

    • Хронологические данные, обозначающие время до нашей эры, включаются в ПОД в соответствии с вышеперечисленными правилами, к этим данным добавляется "до", пробел, "н." с точкой, "э." с точкой.

      Например: - 0385 до н.э.
      - 5в. до н.э.
      - 1-е тыс.до н..э.

    • Если в документе хронологические данные представлены в буквенно-цифровой форме типа: 18в.-20в., то века, находящиеся в промежутке времени, обозначенном "-", рекомендуется включать в ПОД как самостоятельные КС, чтобы они могли быть доступными в поиске.

      Например:   В документе:   в ПОД:
      18-20вв. - 18в.
      -19в.
      - 20в

      Если в промежутке времени, обозначенном "-", находится больше пяти веков, то в ПОД рекомендуется заменять хронологические данные словесным обозначением этого периода.

      Например:  В документе:   в ПОД:
      5-17 вв. - средние века

  • Названия исторических событий приводятся в полной форме в соответствии с научной традицией. Кроме того, в ПОД включаются даты этих событий (год, век).

    Например: - Бородинское сражение
    - 1812
    - 19в. 1-я половина
     
    - Столетняя война
    - 1337-1453
    - 14в.
    - 15в.

  • При создании ПОД целесообразно выделять КС, устанавливающие иерархические отношения типа род-вид, т.е. наряду с видовым понятием давать более обобщенное родовое понятие (один-два ближайших уровня).

    Например: - налог с оборота
    - налог на добавленную стоимость
    - квартирный налог
    - автомобильный налог
    - целевые налоги
     
    - универсальные биржи
    - торговые биржи
    - фондовые биржи
    - биржи

    В тех случаях, когда обобщающее слово вызывает информационный шум, его употребление нецелесообразно. Так, применение КС "фонды" как обобщающего слова к КС "библиотечные фонды", "благотворительные фонды", "фонды предприятий" будет дезинформировать пользователя.

  • При индексировании законов или документов, посвященных их анализу, в ПОД включаются следующие КС: обобщающее слово "нормативные акты", КС "законы(юрид.)", название закона, дата утверждения закона (год, век), географические данные и КС, раскрывающие содержание закона. Название закона включается в ПОД вместе со словом "закон" как одно ключевое слово. Если закон имеет длинное название допускается включать его в ПОД не полностью. Вместо пропущенных слов ставится многоточие.

    Например: - нормативные акты
    - законы(юрид.)
    - закон "Об обязательном экземпляре"
    - 194
    - 20в. 2-я половина
    - Российская Федерация
    - Библиотечное дело
    - обязательный экземпляр

    • При индексировании других нормативных документов (Указы, постановления, инструкции, приказы и т.п.) в ПОД включаются следующие КС: обобщающее слово "нормативные акты", тип нормативного документа, дата (год, век), географические данные и КС, раскрывающие содержание документа.

      Тип нормативного документа включается в ПОД вместе с наименование органа, коллектива, учреждения и т.д. как одно КС (Указы президента, постановления правительства, постановления Министерства народного образования, инструкции Высшей аттестационной комиссии, приказы Министерства финансов).

      Например: - нормативные акты
      - приказы Министерства общего и профессионального образования
      - Российская Федерация
      - 1994
      - 20в. 2-я половина
      - высшее образование
      - высшая школа
      - высшие учебные заведения
      - подготовка кадров

  • Если в документе используется аббревиатура рекомендуется включать в ПОД как аббревиатуру, так и полную форму словосочетания.

    Например: - ИПС
    - информационно-поисковые системы

    Исключение составляет наиболее употребительная аббревиатура (США, НАТО, ООН, ЮНЕСКО, ЭВМ) , которая в ПОД не раскрывается.

  • Синоним КС включается в ПОД в том случае, если является распространенным, при этом даются все распространенные синонимы.

    Например: - мемуары
    - воспоминания
     
    - этология
    - поведение животных

  • При индексировании сборника научных статей КС выделяются на сборник в целом (8-12 КС).

    Постатейное индексирование осуществляется для специальной БД статей.

  • При индексировании тематических словарей, справочников, библиографических указателей выделяются обобщенные КС, выражающие тему или отрасль знания.

    Например: - спорт
    - термины

    Словари, справочники и указатели универсального содержания типа6 Советский энциклопедический словарь - не индексируются.

    При индексировании телефонных справочников в ПОД включается КС: "телефонные справочники" и КС, обозначающие название города.

    Например: - телефонные справочники
    - Ульяновск

  • При индексировании многотомий КС выделяются для каждого тома.

    Методические рекомендации по координатному индексированию документов/ Сост. Г.А.Аухадиева, И.К.Фомичева.- Казань,1998.

    В пособии использованы некоторые положения методических рекомендаций о координатному индексированию Научной библиотеки С.-Петербургского университета экономики и финансов(1994).
     

    © 1997-2007 Научная библиотека КГУ